Prüfung von Archivsystemen

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet stetig voran, viele Unter­nehmen planen die Einführung einer Lösung zur elektronischen Belegarchivie­rung oder haben diese bereits im Einsatz. Egal ob bereits eingeführt oder noch nicht, Sie sollten die Prüfung von Archivsystemen auf jeden Fall direkt berücksichtigen.

Spätestens nach einer erfolgreichen Implementierung der Archivierungs­lösung steht man vor wichtigen Fragestellungen:

• Kann ich die Papierbelege nun vernichten?
• Kann sich mein Betriebsprüfer auf elektronische Belege verlassen?
• Sind meine Prozessabläufe revisionssicher ausgestaltet?
• Reichen meine internen Kontrollen aus, um die Unveränderbarkeit der Belege sicherzustellen?
• Wer darf auf die elektronischen Belege zugreifen?
• Wie gewährleiste ich die Vollständigkeit und Lesbarkeit?
   

Einen Rahmen hierfür hat das Bundesministerium der Finanzen mit den GoBD veröffentlicht.

Hierin ist umfangreich geregelt, welche Vorgaben zu beachten sind und welche Voraussetzungen gelten, um elektronische Belege zu verarbeiten und zu sichern sowie Papierbelege zu digitalisieren. Wichtig ist vor allem die Nachvollziehbarkeit der gesamten Abläufe.

Die GoBD sehen ausdrücklich die Möglichkeit vor, dass die Buchführung verworfen wird, wenn sie nicht nachvollziehbar ist. Die Nachvollziehbarkeit kann bei einem Massengeschäft von Eingangsrechnungen sehr schnell verloren gehen.

• Wie kommen Belege in das Unternehmen? 
• Wie werden sie verarbeitet? Wer ist dafür verantwortlich? 
• Welche Kontrollen gibt es? 
• Wie werden Belege aufbewahrt?
  

Zentraler Bestandteil dieses Digitalisierungsprozesses ist die Verfahrensdokumentation. In dieser müssen die Prozesse, Mitarbeiter, die IT-Infrastruktur sowie die Archivierung und Verfügbarkeit der Daten beschrieben sein.

Zusätzlich ist es wichtig, die Prozesse so auszugestalten, dass Belege vollständig und richtig archiviert werden. Hierzu gehören u.a. auch Themen wie die Notwendigkeit von farbigen Scans oder die AGBs auf den Rückseiten von Rechnungen.

Die IT-Umgebung muss sicherstellen, dass die Belege während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht verfügbar sind. Hierzu zählen Maßnahmen wie der Schutz gegen Änderungen und Manipulationen aber auch ein Notfall- und Wiederherstellungskonzept, sollte es einmal zu einem ernsthaften Zwischenfall in der IT kommen.